Việc mua bán nhà đất là một giao dịch có giá trị lớn và liên quan trực tiếp đến quyền lợi tài sản của các bên. Để đảm bảo tính hợp pháp và tránh những rủi ro không đáng có, việc công chứng và chứng thực hợp đồng mua bán nhà đất là bước vô cùng quan trọng. Công chứng không chỉ xác nhận tính xác thực của hợp đồng mà còn đảm bảo các quyền và nghĩa vụ của các bên được thực hiện theo đúng quy định pháp luật. Bài viết này sẽ chỉ ra những điều cần lưu ý khi công chứng, chứng thực hợp đồng mua bán nhà đất.
1. Hợp đồng mua bán nhà đất được lựa chọn giữa công chứng và chứng thực
Khi thực hiện giao dịch chuyển nhượng nhà đất, các bên tham gia có quyền tự do lựa chọn giữa việc công chứng hoặc chứng thực hợp đồng. Việc lựa chọn này tùy thuộc vào nhu cầu cá nhân, sự thuận tiện trong việc đi lại, cũng như mức phí dịch vụ mà mỗi bên sẵn sàng chi trả. Một số người có thể chọn phương án chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc huyện nếu thuận lợi về địa lý hoặc chi phí thấp hơn. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn pháp lý cao nhất, đa số các bên thường ưu tiên lựa chọn công chứng hợp đồng tại các Văn phòng công chứng tư nhân hoặc Phòng công chứng của Nhà nước. Công chứng không chỉ giúp xác thực tính hợp pháp của hợp đồng mà còn giảm thiểu các rủi ro pháp lý sau này, đảm bảo quyền và nghĩa vụ của các bên được bảo vệ tốt hơn.
2. Nơi chứng thực hợp đồng mua bán nhà, đất
Khoản 2 Điều 5 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã quy định rõ về thẩm quyền và trách nhiệm của Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã, phường, thị trấn trong việc chứng thực các hợp đồng và giao dịch. Cụ thể:
“…
d) Chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến việc thực hiện quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
đ) Chứng thực các hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở.”
Ngoài ra, theo quy định tại Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, UBND xã, phường, thị trấn còn có thẩm quyền quản lý trong phạm vi địa giới hành chính của mình. Điều này có nghĩa là UBND cấp xã, phường, thị trấn chỉ có thẩm quyền chứng thực các giao dịch, hợp đồng liên quan đến đất đai, nhà ở nằm trong phạm vi địa phương mà họ quản lý.
Do đó, đối với việc chứng thực hợp đồng chuyển nhượng nhà đất, nơi thực hiện thủ tục này sẽ là UBND xã, phường hoặc thị trấn nơi mà bất động sản – nhà đất được chuyển nhượng – tọa lạc. Điều này đảm bảo rằng quá trình chứng thực diễn ra phù hợp với quy định pháp luật và thẩm quyền của UBND địa phương, tạo điều kiện thuận lợi cho các bên liên quan trong giao dịch.
3. Người chịu phí công chứng hợp đồng
Thông thường người dân khi thực hiện chuyển nhượng nhà đất luôn mong muốn được miễn thuế, phí hoặc chỉ phải nộp một khoản chi phí nhỏ nhất có thể. Điều này dễ hiểu, bởi các khoản thuế, phí liên quan đến giao dịch nhà đất thường khá lớn, gây ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích tài chính của các bên. Tuy nhiên, để tránh những mâu thuẫn và tranh cãi không đáng có giữa các bên trong giao dịch, pháp luật đã quy định rõ ràng về trách nhiệm nộp phí công chứng.
Cụ thể, theo khoản 1 Điều 66 Luật Công chứng năm 2014, quy định: “Người yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch, lưu giữ di chúc, cấp bản sao văn bản công chứng phải nộp phí công chứng.”
Như vậy, về nguyên tắc, người trực tiếp yêu cầu công chứng sẽ là người phải chịu trách nhiệm thanh toán phí công chứng. Tuy nhiên, trong thực tế, các bên tham gia giao dịch chuyển nhượng nhà đất hoàn toàn có quyền tự do thỏa thuận với nhau về việc ai sẽ chịu trách nhiệm nộp phí công chứng cũng như các loại thuế và phí khác. Điều này bao gồm các khoản như thuế thu nhập cá nhân, lệ phí trước bạ, và phí thẩm định hồ sơ khi sang tên nhà đất. Sự thỏa thuận này giúp các bên có thể điều chỉnh hợp lý, sao cho phù hợp với tình hình tài chính của mỗi bên, đảm bảo sự minh bạch và tránh tranh chấp trong quá trình thực hiện giao dịch.
4. Phải công chứng, chứng thực khi sang tên
Căn cứ vào quy định tại điểm a khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai 2024, việc công chứng và chứng thực các hợp đồng, văn bản liên quan đến việc thực hiện các quyền của người sử dụng đất được quy định rất cụ thể. Theo đó:
“3. Việc công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện các quyền của người sử dụng đất được thực hiện như sau:
a) Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất phải được công chứng hoặc chứng thực, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;”
Điều này có nghĩa là các giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất như chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp hoặc góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất kèm theo tài sản gắn liền với đất bắt buộc phải được thực hiện thủ tục công chứng hoặc chứng thực. Quy định này giúp đảm bảo tính minh bạch, an toàn pháp lý cho các bên tham gia giao dịch, cũng như tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm soát và quản lý quyền sở hữu đất đai của Nhà nước. Trừ một số trường hợp đặc biệt được quy định tại điểm b cùng khoản, việc công chứng hoặc chứng thực hợp đồng là yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết các giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất và tài sản trên đất. Việc tuân thủ quy định này giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý cho các bên, đảm bảo giao dịch hợp pháp và quyền lợi của người sở hữu đất.
5. Hợp đồng công chứng, chứng thực có giá trị như nhau khi sang tên
Căn cứ theo điểm a khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai 2024, trong quá trình thực hiện thủ tục sang tên nhà đất, pháp luật không phân biệt giữa hợp đồng chuyển nhượng được công chứng hay hợp đồng được chứng thực. Điều này có nghĩa là cả hai loại hợp đồng – một là hợp đồng được công chứng theo quy định của pháp luật về công chứng, hai là hợp đồng được chứng thực – đều có giá trị pháp lý tương đương nhau khi tiến hành các thủ tục sang tên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng mặc dù hai loại hợp đồng này có giá trị pháp lý như nhau trong việc sang tên Giấy chứng nhận, điều này không đồng nghĩa với việc chúng có giá trị pháp lý tương đương trong trường hợp xảy ra tranh chấp hoặc khi một bên khởi kiện tại tòa án. Trong quá trình giải quyết tranh chấp, hợp đồng được công chứng thường có mức độ an toàn pháp lý cao hơn, bởi việc công chứng được thực hiện bởi các công chứng viên chuyên nghiệp, đảm bảo tính xác thực và tuân thủ quy định chặt chẽ về pháp luật. Ngược lại, hợp đồng chứng thực mặc dù hợp pháp, nhưng tính an toàn pháp lý khi tranh chấp có thể không được đảm bảo bằng công chứng. Chính vì vậy, trong những giao dịch phức tạp hoặc có giá trị lớn, các bên thường ưu tiên lựa chọn công chứng để giảm thiểu rủi ro pháp lý khi có tranh chấp phát sinh sau này.
6. Chỉ được công chứng, chứng thực tại tỉnh thành nơi có nhà đất
Mặc dù pháp luật cho phép các bên tham gia giao dịch chuyển nhượng nhà đất được quyền lựa chọn giữa việc công chứng hoặc chứng thực hợp đồng, nhưng việc công chứng lại bị giới hạn trong phạm vi địa lý cụ thể. Cụ thể, các bên chỉ có thể thực hiện công chứng tại tổ chức công chứng có trụ sở trong cùng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi có bất động sản được chuyển nhượng. Điều này có nghĩa là nếu nhà đất nằm trong một tỉnh hay thành phố nào đó, các bên chỉ có thể tiến hành công chứng tại các tổ chức công chứng hoạt động trong khu vực đó, không thể lựa chọn tổ chức công chứng ở một tỉnh hoặc thành phố khác.
Nội dung này đã được quy định rõ ràng tại Điều 42 Luật Công chứng 2014 như sau:
“Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng chỉ được công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản và văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản.”
Điều này có nghĩa rằng chỉ những công chứng viên thuộc tổ chức công chứng có trụ sở trong tỉnh hoặc thành phố nơi có bất động sản mới có thẩm quyền công chứng các hợp đồng liên quan đến giao dịch bất động sản đó. Trường hợp ngoại lệ chỉ áp dụng đối với việc công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản và các văn bản ủy quyền liên quan đến bất động sản. Quy định này giúp đảm bảo tính minh bạch và quản lý chặt chẽ hơn các giao dịch liên quan đến bất động sản trong một khu vực nhất định, đồng thời hạn chế những rủi ro pháp lý phát sinh từ việc công chứng sai thẩm quyền.
7. Thành viên gia đình phải có mặt khi công chứng/chứng thực?
Khi đất thuộc quyền sử dụng của cá nhân, việc chuyển nhượng quyền sử dụng đất thường đơn giản hơn, vì nó hoàn toàn phụ thuộc vào ý chí và quyết định của cá nhân đó. Trong trường hợp này, người sử dụng đất có thể trực tiếp tham gia ký kết hợp đồng chuyển nhượng hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện thay mình nếu không thể có mặt. Quy trình này diễn ra khá suôn sẻ và ít gặp khó khăn, bởi chỉ cần đảm bảo người sử dụng đất hoặc người được ủy quyền hoàn thành các thủ tục công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật.
Tuy nhiên, đối với đất thuộc quyền sử dụng của hộ gia đình, tình hình phức tạp hơn nhiều. Về nguyên tắc, khi chuyển nhượng quyền sử dụng đất của hộ gia đình, tất cả các thành viên trong hộ gia đình đều phải đồng ý với việc chuyển nhượng. Điều này nhằm bảo vệ quyền lợi của từng thành viên trong gia đình, tránh tình trạng một người tự ý bán đất mà không có sự chấp thuận của các thành viên khác. Nếu có bất kỳ thành viên nào trong hộ gia đình không thể trực tiếp tham gia vào việc ký kết hợp đồng do vắng mặt hoặc vì lý do cá nhân, người đó cần phải ủy quyền cho một người đại diện để thay mặt thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình.
Quy định này đã được nêu rõ tại điểm b khoản 2 Điều 27 Luật Đất đai 2024, trong đó quy định rằng: “Trường hợp quyền sử dụng đất của nhóm người sử dụng đất không phân chia được theo phần thì các thành viên cùng nhau thực hiện hoặc ủy quyền cho người đại diện để thực hiện quyền và nghĩa vụ của nhóm người sử dụng đất.”
Theo quy định này, việc có mặt của tất cả các thành viên gia đình sử dụng đất không phải là điều bắt buộc khi công chứng hoặc chứng thực hợp đồng chuyển nhượng. Nếu một hoặc một vài thành viên không thể tham gia trực tiếp, họ có thể thực hiện ủy quyền cho người khác thay mặt mình thực hiện toàn bộ các thủ tục pháp lý liên quan. Điều này tạo điều kiện linh hoạt cho các gia đình trong việc chuyển nhượng đất, đồng thời vẫn đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch. Tuy nhiên, việc ủy quyền cần được thực hiện đúng quy định để tránh tranh chấp hoặc sai sót trong quá trình chuyển nhượng sau này.
